كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا؟ كل ما تحتاج إلى معرفته!

ما البريد الإلكتروني؟

يحظى التواصل عبر البريد الإلكتروني بشعبية في العلاقات الرسمية وغير الرسمية على حد سواء، إذ تتميز الأخيرة بصيغة أكثر مرونة قليلًا.

أصبحت الرسائل الإلكترونية عنصرًا لا غنى عنه في الاتصالات المهنية لدى معظم الشركات. فمن خلالها، يستطيع الموظفون التواصل فيما بينهم داخل المؤسسة وخارجها، أي مع الأطراف والجهات الخارجية.

ويؤدي البريد الإلكتروني عمليًا وظيفة توثيقية أيضًا؛ فكثيرًا ما يُستخدم لتأكيد الاتفاقات أو القرارات أو المعلومات التي جرى نقلها.

لذلك، من المفيد معرفة القواعد الأساسية للكتابة وآداب استخدام اللغة. فهذا يسهّل بدرجة كبيرة إدارة المراسلات المهنية والشخصية بطريقة صحيحة.

كتابة البريد الإلكتروني: من أين تبدأ؟

لذلك، يكمن الأمر الأساسي في تحديد طبيعة العلاقة بين المرسل إليه والمخاطَب. فإذا حددتها جيدًا، ستتجنب الوقوع في موقف محرج منذ البداية.

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا؟ أهم العناصر

تتمثل المسألة الأساسية في القدرة على استخدام البنية المناسبة للرسالة.

فالتنظيم الجيد يسهل على المتلقي فهم المحتوى بسرعة والعثور على أهم المعلومات. أما البنية غير المناسبة فقد تجعل الرسالة غير واضحة أو ملتبسة.

ما العناصر التي يجب أن تتذكرها عند كتابة البريد الإلكتروني؟

الموضوع

ينبغي أن يتضمن عنوان الرسالة الموضوع الأساسي الذي تتناوله في محتواها. وإذا كانت لديك عدة مسائل لمناقشتها مع المتلقي، فمن الأفضل تقسيمها إلى سلاسل منفصلة، مع وصف كل منها بطريقة مناسبة.

وبذلك، تصبح المعلومات المرسلة أكثر تنظيمًا، وبالتالي أسهل في العثور عليها. كما أن إنشاء سلسلة منفصلة لكل مسألة مطروحة يقلل من احتمال إغفال رسالة مهمة كان من الممكن أن تضيع وسط كثرة المعلومات الأخرى.

مثال على الموضوع: التقدم إلى وظيفة كاتب محتوى

التحية

بعد تحديد موضوع الرسالة، يمكنك الانتقال إلى التحية. وتعتمد صيغتها على طبيعة العلاقة مع المتلقي وعلى نوع المراسلة.

إذا كنت لا تعرف من سيقرأ رسالتك، فمن الأفضل استخدام تحية رسمية عامة، مثل السادة المحترمون، أما إذا كنت تعرف وظيفة المخاطَب أو درجته أو لقبه أو منصبه، فاستخدم تحية أكثر تحديدًا، مثل سعادة الأستاذ المحترم.

وفي المراسلات غير الرسمية، يمكنك استخدام الاسم مباشرة بصيغة لطيفة في بداية الرسالة، مثل: «مرحبًا يا منى».

تنطبق قاعدة استخدام التحية على أول رسالة متبادلة مع المتلقي ضمن المراسلة. ولا يكون استخدامها ضروريًا في الرسائل اللاحقة.

المحتوى الأساسي

بعد استخدام صيغة التحية، يمكنك الانتقال إلى المحتوى الأساسي للرسالة. وإذا لم تكن متأكدًا تمامًا من كيفية كتابة بريد إلكتروني، فاحرص على أن تكون صياغتك موجزة وواضحة للمتلقي ومرتبطة بدقة بالموضوع الذي تكتب بشأنه. وبذلك، ستتجنب سوء الفهم.

من الممارسات الجيدة إعادة قراءة المحتوى الذي أعددته. فهذا يساعدك على التأكد من نقل مضمون الرسالة بالشكل المناسب، ومن عدم إغفال أي معلومات مهمة. كما يمكنك في هذه المرحلة اكتشاف الأخطاء المحتملة.

الختام

قبل أن تنهي رسالتك الإلكترونية بتوقيعك، استخدم صيغة مناسبة لاختتامها.

وكما هي الحال في التحية، فعند اختيار عبارة الختام المهذبة احرص على مراعاة طبيعة العلاقة التي تجمعك بالمتلقي.

وبحسب الصيغة الأنسب للمراسلة، يمكنك استخدام عبارات مثل: وتفضلوا بقبول فائق الاحترام، أو مع خالص التحية، أو صيغة أكثر ودية مثل مع أطيب التحيات. وتذكر ألا تضع فاصلة بين عبارة الختام وتوقيعك.

كتابة البريد الإلكتروني والتهجئة الصحيحة

تعكس الطريقة الصحيحة لكتابة الرسالة الإلكترونية مدى احترافيتك واحترامك للمتلقي. وفيما يلي أهم القواعد التي يجدر بك تطبيقها في مراسلاتك اليومية:

علامات الترقيم بعد التحية

بعد عبارة التحية، مثل مرحبًا أو السيدة المحترمة، نضع عادةً فاصلة، ونبدأ المحتوى الأساسي في سطر جديد بحرف صغير:

السيدة المحترمة،
أشكركِ على العرض المرسل…

ويمكن بدلاً من ذلك استخدام علامة تعجب بعد التحية الافتتاحية، مما يتيح بدء الجملة التالية بحرف كبير:

مرحبًا!
أشكرك على العرض المرسل…

علامات الترقيم بعد الوداع

لا نضع فاصلة أو نقطة بعد عبارة الوداع، مثل مع خالص الاحترام أو تحياتي. وينبغي أن يظهر التوقيع في السطر التالي، متضمنًا الاسم الكامل، حتى إذا كان المتلقي يعرف المرسل من سياق الرسالة أو من عنوان البريد الإلكتروني. فهذا من أصول اللياقة ومن عناصر وضوح المراسلات:

مع خالص الاحترام
أحمد منصور

تجنب عبارة أحييكم

تُستخدم عبارة أحييكم على نطاق واسع، لكنها ليست مناسبة دائمًا في المراسلات. فقد توحي بوجود مكانة أعلى للمرسل مقارنة بالمتلقي، ولذلك يُفضَّل في التواصل المهني والرسمي استبدالها بصيغ أكثر حيادًا:

مرحبًا
السيدة المحترمة
السادة المحترمون

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا؟ أمثلة

أصبحت تعرف الآن كيفية كتابة بريد إلكتروني، وما الأمور التي ينبغي الانتباه إليها، والقواعد التي يجب اتباعها. ولم يبقَ عليك سوى تطبيق هذه المعرفة عمليًا.