عبارات المجاملة في البريد الإلكتروني: كيف تستخدمها؟
قد تمثّل كتابة رسائل البريد الإلكتروني، ولا سيما الرسمية منها، تحديًا حقيقيًا لبعض الأشخاص. كيف تبدأ الرسالة أو تنهيها عندما لا تعرف المرسل إليه، بل لا تعرف حتى إن كان من سيقرأها رجلًا أم امرأة؟ من المفيد معرفة عبارات المجاملة المناسبة في البريد الإلكتروني واستخدامها. في هذا المقال، ستتعرّف إلى الطريقة الصحيحة لاستخدامها، وإلى ما إذا كان من المناسب بدء الرسالة بعبارة «مرحبًا».
عبارات المجاملة في البريد الإلكتروني: ما المقصود بآداب اللغة؟
إن استخدام عبارات المجاملة في البريد الإلكتروني لا يدلّ فقط على إتقان اللغة السليمة، بل يعكس أيضًا معرفة أساسية بحسن التصرف وآداب التعامل، أو ما يُعرف بالإتيكيت.
بعبارة أخرى، فإن استخدام عبارات الاستهلال المناسبة، أي التي تبدأ بها الرسالة، وعبارات الختام الملائمة، يخبر المتلقي بأننا نتحلى باللباقة ونعرف كيفية التواصل بطريقة رسمية.
لقد مضى منذ وقت طويل عصر المراسلات التجارية الورقية. أما اليوم، فقد أصبح التواصل عبر البريد الإلكتروني هو السائد. وينشئ معظمنا عشرات الرسائل خلال يوم العمل، ويرسلها إلى الزملاء أو الشركاء أو المديرين.
ومع ذلك، وعلى الرغم من الاعتياد على كتابة المراسلات، لا يزال كثيرون يرتكبون أخطاء عديدة، غالبًا بسبب نقص المعرفة، وقد يؤدي ذلك في النهاية إلى نفور المتلقي.
البنية الصحيحة للبريد الإلكتروني الرسمي
ينبغي أن تتكوّن كل رسالة من ثلاثة عناصر، وهي:
- المقدمة (التحية)؛
- مضمون الرسالة (قد يكون استفسارًا أو شكوى أو بلاغًا)؛
- الختام.
لن نركّز في هذا المقال على الجزء الأوسط، أي مضمون الرسالة. لكننا نذكّر هنا بضرورة الالتزام بآداب اللغة، بغض النظر عن هوية المرسل إليه، وذلك من خلال مخاطبته بلباقة، من دون إهانة أو محاولة فرض إجراء أو قرار عليه.
قبل تحليل عبارات المجاملة في بداية الرسالة ونهايتها، علينا أولًا تحديد هوية المرسل إليه. ويمكن أن تساعدنا الأسئلة التالية:
- هل أعرف هذا الشخص؟ (ليس بالضرورة معرفة شخصية؛ بمعنى آخر: هل سبق أن تبادلنا المراسلات؟)؛
- ما مكانة المرسل إليه؟ (هل هو أستاذ جامعي، أم مديرك، أم زميلك، أم موظف حكومي؟)؛
- هل أعرف جنسه أو الطريقة التي يفضّل أن يُخاطَب بها؟؛
- ما الفئة العمرية التي ينتمي إليها؟ (هل هو في سنّك، أم أصغر منك، أم أكبر؟).
عندما تعرف إجابات هذه الأسئلة، سيصبح اختيار عبارات المجاملة أسهل، سواء في الاستهلال أم في الختام. ومن المهم اختيار عبارات منسجمة معًا؛ أي ينبغي أن تبدو بداية الرسالة ونهايتها متقاربتين في مستوى الرسمية.
عبارات الاستهلال والمخاطبة
ينبغي بدء كل رسالة بطريقة مناسبة. ولا يجوز الانتقال مباشرة إلى صلب الموضوع إلا عند متابعة مراسلات جارية، أما عند التواصل مع شخص للمرة الأولى، فلا ينبغي تجاوز المقدمة.
ما عبارات المجاملة التي يمكن استخدامها في بداية البريد الإلكتروني؟
- السيد المحترم / السيدة المحترمة – عندما تعرف جنس المرسل إليه؛
- السادة المحترمون – عندما لا تعرف من سيقرأ الرسالة، مثلًا عند الكتابة إلى صندوق بريد عام تابع لشركة؛
- الأستاذ الدكتور المحترم / الدكتورة المحترمة، المدير المحترم / المديرة المحترمة – عندما تعرف اللقب أو المنصب، ويمكن ذكر اللقب المهني مثل «د.» أو «أ.» بحسب العرف المحلي؛
- السيد أحمد / السيدة سارة – عندما تعرف الشخص وسبق أن تبادلت معه المراسلات، أو عند مواصلة سلسلة من الرسائل؛
- الزملاء والزميلات الأعزاء / أعزائي الزملاء – في الرسائل الموجهة إلى فريق أو مجموعة من الموظفين، عندما يكون الأسلوب الأقل رسمية مناسبًا؛
- تحية طيبة، أو السلام عليكم ورحمة الله وبركاته – تحيات مناسبة في السياقات المهنية، مع اختيار الصيغة التي تلائم طبيعة الجهة والمتلقي.
هل بدء الرسالة بعبارة «مرحبًا» يُعد خطأ؟
تغيب أحيانًا عن قوائم عبارات المجاملة عبارة «مرحبًا» أو «أهلًا وسهلًا». والسبب أن استخدام التحيات الودّية جدًا قد لا يكون مناسبًا في المراسلات الرسمية. فعبارتا «مرحبًا» و«أهلًا» قد تبدوان غير رسميتين أكثر من اللازم عند مخاطبة جهة رسمية أو شخص لا تعرفه، ولا سيما إذا استُخدمتا من دون ذكر اسم أو لقب المرسل إليه.
لا يعني ذلك أن هذه العبارات خاطئة في جميع الحالات؛ فهي مناسبة في المراسلات الداخلية أو شبه الرسمية، وبين الزملاء الذين اعتادوا هذا الأسلوب. أما عند التواصل الرسمي الأول، فمن الأفضل استخدام تحية أكثر مهنية، مثل «السيد المحترم» أو «تحية طيبة» أو «السلام عليكم ورحمة الله وبركاته»، وفقًا للسياق.
كيفية كتابة عبارات الاستهلال
بعد عبارة الاستهلال، توضع عادةً فاصلة أو علامة ترقيم مناسبة، ثم يُترك سطر فارغ قبل بدء مضمون الرسالة. وفي العربية، يبدأ نص الرسالة غالبًا بحرف كبير غير ذي صلة بالقواعد الإملائية كما في بعض اللغات، لذا ينبغي التركيز على وضوح الجملة واستقلالها. ومن الأفضل عدم استخدام نقطة بعد التحية ثم بدء النص بطريقة توحي بانقطاع غير طبيعي بين التحية والمضمون.
السادة المحترمون،
إشارةً إلى مكالمتنا الهاتفية، […].
عبارات الختام
أصبحت المقدمة والمضمون جاهزين، وحان وقت إنهاء الرسالة. ما عبارات الختام المناسبة في البريد الإلكتروني الرسمي؟
- وتفضلوا بقبول فائق الاحترام؛
- مع خالص التحية والتقدير؛
- وتفضلوا بقبول أسمى عبارات الاحترام – صيغة شديدة الرسمية، وقد تبدو قديمة في بعض السياقات.
هل استخدام عبارة «مع التحية» يُعد خطأ؟
لا تثير عبارة «مرحبًا» وحدها التساؤلات؛ فهل تُعد عبارة «مع التحية»، أو «أطيب التحيات»، أو «مع خالص التحية» غير صحيحة أيضًا؟ ليس بالضرورة. يمكن استخدامها بنجاح في المراسلات شبه الرسمية أو الودية، ولا سيما عندما تبدأ الرسالة بعبارة «تحية طيبة» أو «مرحبًا». ومع ذلك، يُفضّل استخدام خاتمة أكثر رسمية عند مراسلة جهة رسمية أو شخص لا تعرفه.
كيفية كتابة عبارات الختام
بعد كتابة عبارة الختام، لا حاجة عادةً إلى وضع فاصلة أو نقطة في السطر نفسه. وفي السطر التالي، يُكتب التوقيع، ويفضّل أن يتضمن الاسم الكامل، حتى لو كان المتلقي يعرف هوية المرسل من عنوان البريد الإلكتروني أو من بيانات الحساب الظاهرة في الرسالة.
نموذج لبريد إلكتروني رسمي
فيما يلي نموذج لبريد إلكتروني رسمي يلتزم بالإرشادات الواردة في هذا المقال:
السادة المحترمون،
يسرّني جدًا أنكم اطلعتم على هذا المقال. أدرج أدناه خلاصةً تتضمن أهم النتائج التي أرى أنها جديرة بالاهتمام. أتمنى لكم قراءة مفيدة، ويسعدني التواصل معكم مستقبلًا.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام
سارة العتيبي
ملخص
- تساعد عبارات المجاملة في البريد الإلكتروني على الحفاظ على آداب المراسلات، وتعكس مدى تحلّينا باللباقة وحسن التصرف.
- ينبغي أن تتضمن كل رسالة عبارة استهلال وعبارة ختام منسجمة معها وفي المستوى نفسه من الرسمية.
- يمكن بدء البريد بعبارات مثل: السيد المحترم، السيدة المحترمة، السادة المحترمون، أو تحية طيبة، كما يمكن استخدام الاسم مسبوقًا بالسيد أو السيدة عند استمرار المراسلات.
- يُختتم البريد بعبارات مثل: وتفضلوا بقبول فائق الاحترام، أو مع خالص التحية والتقدير، ويمكن استخدام مع التحية في المراسلات شبه الرسمية.
- يُفضّل تجنّب التحيات شديدة العفوية مثل «أهلًا» أو «مرحبًا» عند إرسال بريد رسمي إلى شخص لا تعرفه، واختيار صيغة مهنية أكثر ملاءمة للسياق.
تمت إضافة تعليقك وهو في انتظار الموافقة.
اترك تعليقاً