كيف تكتب رسالة شكر؟ نصائح عملية

ما المقصود برسالة الشكر؟

تُكتب هذه الرسائل في مناسبات مختلفة ولأسباب متعددة، كما تُوجَّه إلى أنواع متنوعة من المتلقين. فمن خلال ملاحظة معدّة بعناية، يمكننا مثلًا أن نشكر مديرًا أو معلّمًا على دعمه ولطفه، أو نعبّر عن امتناننا لشريك تجاري على تعاون مثمر، أو نقدّر هدية تلقيناها من شخص مقرّب.

وغالبًا ما تأتي رسائل الشكر المكتوبة في صورة:

• رسالة أو رسالة نصية قصيرة؛
• بطاقة تهنئة أو بطاقة مناسبة؛
• ملاحظة موجزة.

يمكن إرسال عبارات الامتنان إلى المخاطَب عبر البريد التقليدي أو الإلكتروني، وكذلك من خلال تطبيقات المراسلة. ومع ذلك، قد يكون تسليم الملاحظة شخصيًا هو الخيار الأفضل في بعض المواقف.

هيكل رسالة الشكر

تتكوّن رسالة الشكر المكتوبة عادةً من عدة عناصر، وهي بالترتيب:

• المكان والتاريخ – ويُذكران عادةً في أعلى الصفحة؛
• بيانات المُرسِل – تُكتب في الجزء العلوي، ويمكن وضعها إلى اليسار في الرسائل الرسمية؛
• بيانات المُرسَل إليه – تُدرج أسفل التاريخ أو في الجهة المقابلة بحسب تنسيق الرسالة؛
• التحية – تعتمد صيغتها على طبيعة العلاقة بين كاتب الرسالة ومخاطَبه. ففي المراسلات المهنية يمكن استخدام: السيد المحترم أو السيدة المحترمة، أو الأستاذ الفاضل والأستاذة الفاضلة. وفي الرسائل الشخصية يمكن أن نكتب مثلًا: أمي العزيزة أو عزيزي أحمد. ويمكن أحيانًا البدء بالاسم وحده، مثل: سارة أو خالد؛
• نص رسالة الشكر – يوضع مباشرة بعد التحية. ويُعبَّر فيه عادةً عن الامتنان أولًا، ثم يُوضَّح سببه، مثل: أود أن أعرب عن خالص امتناني لدعمك لي في الأوقات الصعبة أو أشكرك جزيل الشكر على الهدية التي أرسلتها إليّ. وقد يتكوّن النص من جملة واحدة أو عدة جمل، لكن من المهم ألا تكون طويلة أكثر من اللازم؛
• الختام – في الرسائل الرسمية يمكن استخدام عبارات مثل وتفضلوا بقبول فائق الاحترام أو مع خالص التقدير، أما في الرسائل شبه الرسمية والشخصية فتناسبها عبارات مثل مع أطيب التحيات؛
• التوقيع بخط اليد – يوضع أسفل عبارة الختام، ويمكن محاذاته إلى اليمين في الرسائل الرسمية.

ينبغي أن تظهر العناصر السابقة خصوصًا في رسائل الشكر الرسمية. أما في الرسائل شبه الرسمية والشخصية، فيمكن الاستغناء عن بعض الأجزاء، مثل المكان والتاريخ أو بيانات المُرسِل والمُرسَل إليه.

كتابة رسائل الشكر عمليًا

قبل البدء في إعداد رسالة الشكر، عليك مراعاة عدة مسائل مهمة. ومن أبرزها:

• التخصيص – أي تكييف أسلوب الرسالة ولغتها وشكلها مع المتلقي والمناسبة. وعند كتابة رسالة الشكر، تجنّب العبارات الجاهزة المنسوخة من الإنترنت؛
• الإيجاز ووضوح المضمون – تحظى رسائل الشكر القصيرة التي تقتصر على النقاط الأساسية بتقدير أكبر غالبًا؛
• الصدق والراهنية – استخدم كلمات واضحة ومفهومة عند إعداد الملاحظة، واحرص على أن تصل إلى المتلقي خلال مدة قصيرة، ويفضل ألا تتجاوز أسبوعًا من وقوع المناسبة، مثل تلقي هدية أو الحصول على مساعدة؛
• سلامة اللغة – لا ينبغي أن تتضمن رسالة الشكر أي أخطاء إملائية أو نحوية أو ترقيمية أو معلوماتية أو أسلوبية.

يمكن أن تنتهي التحية الافتتاحية بفاصلة أو بعلامة تعجب. وبعد الفاصلة يمكن متابعة الجملة في السطر نفسه أو بدء جملة جديدة، بينما تُستخدم علامة التعجب عندما تكون النبرة أكثر حماسًا أو عاطفة. مثلًا: عزيزي أبي، أشكرك جزيل الشكر على كل ما قدمته لي… أو السيدة الفاضلة! أود أن أعبّر عن عميق امتناني لملاحظاتك واقتراحاتك….

رسائل الشكر – عبارات مفيدة

كما ذكرنا، يجب أن يتناسب مضمون رسالة الشكر مع المتلقي وطبيعة العلاقة بينه وبين المُرسِل، فضلًا عن المناسبة. فعبارات الامتنان الموجهة إلى المديرين أو الشركاء أو زملاء العمل تختلف عن تلك الموجهة إلى أفراد العائلة والأصدقاء.

رسائل الشكر الرسمية

يمكن أن تتضمن رسائل الشكر الرسمية عبارات مثل:

• نحن ممتنون لكم بصدق على المساعدة التي قدمتموها؛
• نقدّر لطفكم كثيرًا، وتعجز الكلمات عن التعبير عن امتناننا؛
• كان لالتزامكم أثر إيجابي في حياتي وحياة أسرتي، فلكم مني خالص الشكر؛
• نشكر لكم إسهامكم القيّم ودعمكم لهذه المبادرة؛
• نشكركم على تفانيكم وإخلاصكم اللافت في إنجاز المشروع.

رسائل الشكر شبه الرسمية

يمكن أن تَرِد في عبارات الامتنان شبه الرسمية تعبيرات من قبيل:

• لن أنسى لطفك أبدًا، شكرًا جزيلًا لك؛
• كان حبك ودعمك في هذا الوقت الصعب نعمة حقيقية بالنسبة إليّ؛
• لا أستطيع أن أعبّر بالكلمات عن مدى امتناني لمساعدتك؛
• سأظل ممتنًا لك طوال حياتي على دعمك؛
• هديتك تعني لي أكثر مما تتخيل.

رسائل الشكر غير الرسمية

يتمتع كاتبو رسائل الشكر غير الرسمية بقدر أكبر من الحرية عند إعدادها. ويمكن أن تتضمن هذه الرسائل عبارات مثل:

• شكرًا لأنك دائمًا إلى جانبي؛
• لقد أنقذتني حقًا، شكرًا جزيلًا لك؛
• أنا ممتنة لك إلى الأبد، ولا أعرف كيف يمكنني رد جميلك؛
• بفضلك تمكّنا من إنجاز كل شيء، شكرًا من القلب!؛
• دعمك يمنحني دائمًا القوة. شكرًا لك كثيرًا.